В чем состоит работа секретаря и сколько за нее платят

На этом веб-ресурсе представлено удобное распределение должностей по категориям, где видно, что группа 4115 относится к старшей категории 411, которая включает в себя секретарей, операторов вычислительных машин и схожие профессии. К данной категории помимо секретарей относятся также операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и другие специальности.

Профессия секретарь

Секретарь выполняет важные функции, помогая руководителю в его делах: он отвечает на телефонные звонки, организует встречи, обрабатывает письма и другую документацию, а также выполняет различные поручения. Эта професия подходит для активных, коммуникабельных и внимательных людей.

Секретарь выступает как связующее звено между руководством, сотрудников и клиентами. Он обеспечивает эффективное функционирование офиса и занимается делопроизводством. От уровня профессионализма секретаря сильно зависит успешность компании.

История профессии секретаря уходит корнями в Древний Рим, где изначально эту должность занимали мужчины, которым была доверена информация государственной важности. В России интерес к секретарям возник при правлении Петра I, когда стали предъявляться высокие требования к кандидатам, включая наличие образования и знание законов.

В XIX веке на крупных предприятиях начали появляться первые личные секретари, а для этих специалистов начали издавать журналы и организовывать обучающие курсы. В начале 1920-х годов интерес к профессии секретаря значительно возрос.

На протяжении XX века все чаще секретарями становились женщины. Их обязанности включают не только управление входящей и исходящей документацией, но также ведение переписки, рассылку и печать корреспонденции, протоколирование собраний, а также приготовление и подачу чая и кофе.

Полезная информация о профессии секретарь

Мы собрали для вас полезную информацию о данной профессии в виде таблицы.

Какое образование нужно для работы секретарем

Для того чтобы устроиться на должность секретаря, профильное образование не является строго обязательным. Многие работники обучаются необходимым навыкам прямо на месте. Однако следует помнить, что без соответствующего образования трудоустройство может ограничить ваши карьерные и финансовые перспективы. Крупные и серьезные организации чаще всего предпочитают кандидатов с высшим образованием или значительным опытом работы.

Чтобы изучить профильные знания, вы можете получить образование в вузе на программах, связанных с документоведением, архивоведением и подобными направлениями. Для поступления нужно иметь диплом колледжа или аттестат 11 класса, а обучение длится от 4 лет. Студенты получают глубокие теоретические знания, которые могут пригодиться в професии секретаря. Некоторые организации вовсе не ставят требование о высшем образовании при подборе персонала.

Также стать секретарем можно, получив образование в колледже после 9 или 11 классов. Обучение в данном случае займет 2,5-4 года. Прием в учебные заведения осуществляется на конкурсной основе по аттестатам. В колледжах студенты получают специфические знания и навыки, необходимые для успешной работы. Здесь также изучаются общеобразовательные дисциплины. Поступление в колледж представляет собой оптимальный вариант для недавних выпускников школ, не имеющих на руках диплома о профессиональном образовании и готовых потратить несколько лет на обучение.

Если же вы хотите получить профессию секретаря за несколько месяцев, наилучшим выходом являются онлайн-курсы по профессиональной переподготовке и дополнительному образованию. В их рамках вы сможете изучить материал в сжатом виде, без излишних ненужных деталей. Благодаря дистанционному формату обучения становится возможным заниматься из любого места, одновременно совмещая занятия с постоянной работой и другими делами. Поступить на такие курсы можно, имея любое образование.

Где можно учиться на секретаря

Дистанционные курсы для будущих секретарей предлагает АДПО (АНО ДПО Северо-Западная Академия дополнительного профессионального образования и профессионального обучения). Обученный процесс проходит на специализированной образовательной платформе, что позволяет обучаться в удобное время для студентов.

Разработкой учебных программ и преподаванием занимаются кандидаты наук и опытные специалисты с практическим опытом. В рамках курсов вы будете закладывать полученные знания на практике, выполняя разнообразные задания.

Soft skills

Hard skills представляют собой знания, умения и компетенции, тогда как soft skills, или мягкие навыки, включают в себя личные качества работника, которые помогают ему более успешно исполнять организационные задачи и стремиться к достижению поставленных целей.

К примеру, у Марины Паневкиной, работавшей секретарем на протяжении 12 лет, есть своя точка зрения относительно того, какие личные качества наиболее значимы в профессии: тактичность и забота:

Квалифицированный секретарь умеет поддерживать спокойствие руководителя и эффективно организовывать его время. Он создает комфортные условия в офисе, где сотрудники проводят большую часть своего времени. Хороший секретарь знает, когда следует высказаться, а когда — выслушать собеседника.

Таким образом, секретарь принимает на себя эмоциональную нагрузку, балансируя между требованиями руководителя и ожиданиями остальных сотрудников. Он также заботится о репутации своего руководителя, поддерживает его имидж.

Также секретарь — это идеальный организатор и координатор всех процессов в компании. Успех в этой профессии требует значительного опыта взаимодействия, внимания к деталям и способности действовать проактивно.

Часто секретари работают неофициально, отвечая за атмосферу в коллективе, поддерживая друг друга и создавая положительный настрой на работе. Они приветливы и готовы помочь. Но, возможно, легкость этой работы только на первый взгляд?

Работа секретарем может быть очень сложной, — подчеркивает Марина Паневкина. Это связано с высокой ответственностью за управление информацией. Одна небольшая ошибка может иметь серьезные последствия, такие как потеря важных контрактов и деловых отношений, а также подрывание репутации всей компании.

Чтобы добиться успеха в карьере, важно понять свои сильные стороны и работать над их развитием, считает карьерный стратег Анна Знаменская. Возможно, вам кажется, что у вас нет таких сильных сторон, но это не так: у каждого человека есть свои уникальные способности. Как же выявить свои таланты?

Существует упражнение, которое может помочь вам лучше понять себя и выявить свои «суперсилы».

Плюсы и минусы профессии

Одним из преимуществ профессии секретаря является низкий порог входа. Около половины предложений о работе на сайте hh.ru открыты для кандидатов без опыта.

Как правильно проходить собеседование

Завершив бакалавриат в вузе или пройдя курсы повышения квалификации, вы можете начинать откликаться на вакансии. В таком случае вы повстречаетесь в конкурсе наравне с другими кандидатами.

Если вам отказали, запишитесь на курсы: на них вы сможете получить знания по трудовому законодательству, научитесь вести кадровую документацию и осваивать работу с компьютером на продвинутом уровне. В итоге вы получите сертификат, который добавит вам дополнительные преимущества.

Стоимость курсов варьируется в зависимости от школы и региона и в среднем составляет от 12 000 рублей. Если у вас нет доступных средств, рассмотрите возможность оплаты в рассрочку через Халву.

Наилучшие вложения — это вложения в собственное развитие. Востребованные профессии и навыки позволят вам зарабатывать в любое время и в любом месте. Не откладывайте новую жизнь на завтра. Ремонтитесь в рассрочку на 24 месяца за Халву и платите за курсы иностранных языков, обучение по актуальным IT-специальностям, развитие творческих способностей и изучение новых навыков. Выберите подходящую школу среди множества партнеров карты и начинайте меняться к лучшему прямо сегодня!

Что еще может заинтересовать в работе секретарем:

• хорошая стартовая площадка для карьеры;
• возможность завести множество полезных контактов;
• комфортабельные условия работы в офисе;
• развитие навыков делового общения;
• улучшение личностных качеств, таких как планирование, ответственность и умение общаться.

Однако стоит учитывать и возможные недостатки:

• монотонность выполняемых задач;
• высокая степень стресса в работе;
• необходимость работы над несколькими задачами одновременно;
• сидячая работа;
• требования по строгому соблюдению дресс-кода и внешнего вида;
• возможность ненормированного рабочего дня.

Я искренне люблю свою профессию: для меня это никогда не становится рутиной. Каждый день я решаю десятки разнообразных задач, и скучно мне не бывает!

Однако, если вы хороший помощник, может возникнуть вероятность, что ваш карьерный рост будет ограничен. Каждый разумный руководитель высоко ценит своего секретаря и, возможно, не будет желать его отпускать, так как он является ценным специалистом, — подводит итог Марина Паневкина.

Сравниваем обязанности

Давайте рассмотрим, что именно подразумевают работодатели под различными должностями. Для этого мы обратимся к сайтам по поиску работы, выберем несколько вакансий с названиями: секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя, офис-менеджер, отберем по три вакансии для каждой категории и сравним списки обязанностей (повторяющиеся обязанности не будем дублировать).

Офис-менеджер

1. Прием и распределение входящих звонков.
2. Организация документооборота и делопроизводства.
3. Исполнение поручений руководителя.
4. Обеспечение жизнедеятельности офиса.
5. Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации.
6. Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
7. Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
8. Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
9. Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной и комфортной атмосферы. Примечание автора:в данной должности работодатель решил сэкономить на менеджере по работе с клиентами.
10. Прием звонков, поступивших на рекламную линию, и перевод их в нужный отдел.
11. Контроль порядка и чистоты в офисе.
12. Систематизация и классификация документов и информации, доводя их до людей, ответственных за их исполнение. Примечание автора:это и есть делопроизводство, но здесь оно упоминается отдельно.
13. Доведение до сведения менеджеров информации от клиентов.
14. Выполнение поручений сотрудников офиса по оформлению и передаче необходимых поручений и информации.
15. Проверка правильности оформления документов для новых сотрудников в соответствии с установленными требованиями. Примечание:Я предполагала, что в компании нет кадровика!
16. Выполнение копировально-множительных работ.
17. Выписка доверенностей.
18. Ведение учета рабочего времени. Примечание автора:По всей вероятности, кадровика тоже нет!
19. Взаимодействие с другими подразделениями компании.
20. Оформление документов и составление отчетов по расходам на хозяйственные нужды.

Секретарь

1. Организация документооборота и ведение деловой переписки.
2. Исполнение поручений руководителя.
3. Подготовка необходимой документации и отчетов.
4. Организация и координация встреч, переговоров и совещаний.
5. Организация служебных поездок (заказ авиабилетов и билетов на поезда, организация трансферов, бронирование гостиниц и т.д.).
6. Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, организация трансферов и т.д.).
7. Прием и распределение входящих звонков.
8. Обеспечение жизнедеятельности офиса.
9. Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками материалов, часто на английском языке).
10. Организация почтовой и курьерской доставки.
11. Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
12. Управление почтовыми отправлениями.
13. Административная поддержка руководителя.
14. Контроль за исполнением поручений руководства.
15. Работа с оргтехникой.
16. Подготовка организационно-распорядительной документации.

Секретарь-референт

1. Организация жизнедеятельности офиса.
2. Прием и распределение телефонных звонков.
3. Прием посетителей.
4. Оргамизация встреч и переговоров.
5. Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
6. Ведение деловой переписки.
7. Отправка и получение почты, выдача доверенностей.
8. Организация делопроизводства.
9. Исполнение поручений руководства.
10. Работа с курьерской службой.
11. Взаимодействие с другими подразделениями компании.
12. Поддержание порядка и доброжелательной атмосферы в офисе.
13. Обеспечение административной поддержки графика дня руководителя.
14. Контроль за исполнением поручений и согласованной документации, инициированной директором.
15. Подготовка организационно-распорядительных документов.

Востребованность профессии

Профессия секретаря пользуется высоким спросом в различных сферах и организациях: от крупных корпораций до государственных учреждений и малых предприятий. На портале HeadHunter представлено более 14 500 вакансий для этих специалистов, при этом каждый второй работодатель готов рассматривать кандидатов без опыта работы. Также имеются предложения о стажировке, а также вакансии с возможностью сменного или удаленного формата работы.

• Корпорации и крупные компании. В офисах данных организаций секретари обеспечивают эффективное управление.
• Малые и средние предприятия. В небольших компаниях секретарь нередко исполняет функции офис-менеджера, координируя работу всего офиса.
• Государственные учреждения. Государственные организации (административные, образовательные и медицинские учреждения, суды и т.д.) также нуждаются в квалифицированных секретарях для ведения документооборота и организации своей работы.

Сколько получает секретарь

На начальном этапе карьеры заработок начинающих специалистов составляет в среднем 30 000-50 000 рублей. С увеличением стажа и опыта работы доход также возрастает и для секретарей со стажем от 3 лет он может составлять более 100 000 рублей в месяц.

Научитесь профессии секретаря на курсах АНО ДПО УрИПКиП всего за несколько месяцев. Официальный документ об образовательной квалификации (свидетельство или диплом) может стать вашим помощником при нахождении работы в любом регионе России. Для получения информации о правилах зачисления и обучении, звоните по номеру 8 (800) 775-13-49 или оставляйте заявку на страницах сайта.

* Образование осуществляется в форме заочной. Программы реализуются с использованием исключительно электронных образовательных технологий и дистанционных форм обучения.