Коммуникабельность и способность находить общий язык с людьми являются одними из самых важных качеств для секретаря-референта, ведь большая часть рабочего времени этого специалиста проходит в взаимодействии с коллегами и посетителями, а также в принятии телефонных звонков.
Референт – это кто
Референт – это относительно новая профессия, появившаяся в результате изменений на рынке труда. В советский и постсоветский период функции референта выполнялись секретарями.
По мере роста и усложнения работы в современных компаниях, было принято решение о создании новой специальности, задачей которой стало консультирование клиентов и ознакомление с общей информацией, необходимой для эффективного управления.
Слово «референт» происходит от латинского «referent», что переводится как «ведающий» или «сообщающий». C течением времени этот специалист стал одним из главных помощников руководителя и соответственно его обязанности значительно расширились. Рассмотрим ключевые из них:
- сбор и предоставление необходимой документации для руководителя;
- организация и/или содействие в организации собраний и презентаций;
- исполнение частных поручений руководства;
- работа на ресепшене (ответы на телефонные звонки и электронные письма, прием и консультирование посетителей);
- подготовка командировочных поездок;
- заказ билетов для поездок руководства.
Это далеко не полный перечень обязанностей. В их состав могут входить также работа с почтой, закупка канцелярских принадлежностей, а также организация корпоративных мероприятий и экскурсий. Функции референта часто зависят от специфики работы и предпочтений самого руководителя.
Основные требования к должности
Практически во всех объявлениях о вакансии упоминается о необходимости наличия высшего образования и способности к деловому общению. Чтобы продвигаться в профессии референта, стоит рассмотреть такие направления подготовки:
- лингвистика;
- государственное и муниципальное управление;
- зарубежное регионоведение;
- педагогическое образование с профилем английского, немецкого или французского языка;
- фундаментальная и прикладная лингвистика;
- педагогическое образование с профилем информатика и английский язык.
Также необходимы навыки работы с компьютером хотя бы на начальном уровне (умение работать с Word, Excel, вести переписку в социальных сетях, а также быстро находить нужную информацию в интернете).
Часто предпочтение отдается кандидатам, имеющим опыт работы, желательно не менее двух лет.
Что должен знать и уметь специалист
Важно отметить, что количество задач, которые должен решать референт, велико. Высоко ценятся специалисты, знающие иностранные языки, умеющие работать с делопроизводством и ориентирующиеся в действующем законодательстве. Эти знания позволяют специалисту быть востребованным на рынке труда.
Референт часто освобождает своего начальника от необходимости заниматься незначительными вопросами, такими как подготовка речи или написание отчетов. Это позволяет директору сосредоточиться на более важных задачах, требующих его внимания. Поэтому работа референта может пересекаться с секретарскими обязанностями, что, в свою очередь, увеличивает объем работы.
Однако, чтобы наглядно понять, какие задачи стоят перед референтом, следует изучить его основные обязанности, которые включают:
- организация разбора и сортировки всей поступившей корреспонденции;
- информирование руководителя и сотрудников о необходимой информации;
- прием телефонных звонков и учет, а также подготовка ответов на письма;
- подготовка информации для телефонных переговоров руководителя;
- составление плана рабочего дня, принимая во внимание уже запланированные задачи;
- участие в подготовительных переговорах с кандидатами и партнерами;
- организация и контроль работы с факсами;
- прием и сортировка документов для подписи директором;
- контроль за состоянием оргтехники и помощь в решении хозяйственных вопросов.
Кроме этого, референт может вести стенографию совещаний и подготавливать материалы для заседаний. Одной из его задач является своевременное уведомление специалистов, которые должны присутствовать на совещании, ознакомление их с повесткой дня и учет присутствующих.
Также референт отвечает за формирование личных дел и приказов, а также за архивирование документов. Он должен уметь решать разнообразные организационные вопросы.
В конечном итоге, референт становится универсальным работником, от которого зависит успешная деятельность всей организации. Ведь именно на него возлагаются задачи по поддержанию связи между различными отделами, включая оформление командировок, бронирование гостиниц и составление отчетов. Иногда также ему требуется оказывать помощь детям сотрудников.
Личностные качества специалиста
Очевидно, что профессия референта предъявляет определенные требования, соответствие которым поможет не только успешно найти свое место, но и удержаться в нем. Одним из таких требований являются личностные качества.
Важными качествами для успешной работы в этой области являются:
- внимательность;
- аккуратность;
- исполнительность;
- дисциплинированность;
- пунктуальность;
- ответственность;
- надежность.
Люди, потирающие руки от бессилия, испытывающие резкие эмоциональные всплески и недостаток самоконтроля, в этой сфере вряд ли задержатся надолго. Всегда полезна высокая стрессоустойчивость, позволяющая справляться со сложными и конфликтными ситуациями, сохраняя хладнокровие. Определяющую роль в этом играет крепкая нервная система и устойчивая психика.
Не раз поможет референту умение улыбаться в любых обстоятельствах и мастерство разруливать даже самые сложные конфликты.
Обычно не требуется специального обучения для работы в этой профессии, так как найти нужный курс достаточно сложно. Тем не менее, такая личность должна постоянно обучаться и развиваться, чтобы соответствовать современным требованиям.
Ценятся люди с разносторонним развитием, например, имеющие образование в области делопроизводства, юриспруденции или психологии. Это позволит им как самостоятельно организовываться, так и помогать другим наладить рабочий процесс.
Хороший референт должен быстро разбираться в деятельности компании и знакомиться с коллегами, а также с теми людьми, с которыми ему предстоит взаимодействовать. Знания основ психологии и этикета здесь также окажутся полезными. По этой причине важно изучить все плюсы и минусы этой профессии. Если плюсом является высокая заработная плата и возможность завести полезные знакомства, то минусов будет значительно больше, так как работа требует высокой стрессоустойчивости.
Средняя зарплата
Средняя заработная плата составляет от 25 до 35 тысяч рублей в месяц, в зависимости от опыта работы и места трудоустройства.
Референту нужны навыки работы на компьютере и знание офисной техники, знание офисных программ, высокая скорость печати и владение иностранными языками. В нашей стране получить профессию референта отдельно достаточно сложно.
Некоторые учебные заведения, обучающие секретарей, вводят курс реферирования. Таким образом, те, кто желает работать секретарем-референтом, могут получить эту квалификацию в техникумах, на курсах для секретарей или переводческих курсов. Тем не менее, для трудоустройства предпочтительно наличие высшего образования.
Место работы и карьера
Специальность референта является довольно распространенной. Специалисты востребованы в самых различных офисных организациях. Профессия секретаря-референта может стать отличной стартовой площадкой для многих молодых людей.
Необходимость разобраться в работе офиса, знать принципы работы с документацией, архивами, ведения протоколов, составления приказов, работы с корреспонденцией, а также взаимодействия с посетителями и телефонными звонками могут оказаться полезными для будущей карьеры менеджера.
Работа личного ассистента
Личный ассистент анонимно поделился мнением о том, почему не стоит слишком часто выходить в туалет, зачем знать, как выглядит министр экономического развития, и какие последствия могут возникнуть, если разочаровать своего начальника.
Кто такой секретарь-референт и что входит в его обязанности?
Должность секретаря-референта включает довольно широкий диапазон обязанностей, которые направлены на обеспечение эффективной работы компании путем решения административных и организационных вопросов. При рассмотрении вопроса о том, кто такой секретарь-референт, следует отбросить стереотип о миловидной секретарше, отвечающей на звонки и варящей кофе. Часто данный сотрудник становится главным помощником руководителя и надежным исполнительным ассистентом, на которого всегда можно положиться. От деятельности референта зависит первое впечатление о компании, планирование рабочего расписания, своевременное поступление важной информации в соответствующие управления, координация работы между отделами и качество решения актуальных организационных вопросов, что играет ключевую роль в жизни фирмы.
Обязанности
Обязанности секретаря-референта являются многообразными и заключаются в первую очередь в помощи руководителю в решении текущих вопросов. Среди ключевых обязанностей можно выделить:
— Прием входящих звонков и корреспонденции, распределение писем и документов между отделами или сотрудниками фирмы. Общение меньшей частью письменно и по телефону от лица компании, в отсутствие директора – предоставление исчерпывающей информации по заданному вопросу;
— Прием посетителей и взаимодействие с ними. Обеспечение комфортного пребывания гостей в офисе;
— Работа с документацией. Подготовка документов для ознакомления руководителя, оценка важности и очередности их поступления, систематизация, хранение, обработка входящих и исходящих писем, их рассылка. Проверка и, если нужно, корректировка документов, готовящихся к подписи;
— Составление рабочего графика для руководителя и выполнение служебных поручений;
— Организация встреч и совещаний, оповещение сотрудников о необходимости присутствия на собраниях, подготовка конференц-зала или переговорного кабинета, протоколирование заседаний;
— Организация командировок для руководства и сотрудников: бронирование билетов и гостиниц, контроль качества предоставляемых услуг и своевременности оплаты;
— Также среди обязанностей секретаря-референта – обеспечение офиса канцтоварами, контроль их наличия и своевременный заказ.
Личные качества
В общем, к обязанностям секретаря-референта предъявляются высокие требования. Успех работы компании зависит от компетентности, исполнительности и обязательности этого специалиста, поэтому к личным качествам секретаря-референта выдвигаются серьезные критерии.
Организованность и самостоятельность. Быстрая реакция на принятие решений и их оперативная реализация. Поскольку на секретаря-референта возложены административные и организационные задачи, эти качества необходимы для продуктивной работы.
Пунктуальность и обязательность. Секретарь-референт выступает ключевым звеном во многих организационных вопросах, касающихся работы компании.
Многозадачность. Параллельно может выполняться множество заданий, важно следить за всеми и качественно завершать каждое из них.
Требования к вакансии
Не стоит заблуждаться, полагая, что должность референта директора является простой стартовой позицией. Сложность задач, которые ставятся перед референтом, короткие сроки выполнения и высокая степень ответственности, где даже наименьшая ошибка или неуместный шаг могут повредить репутации руководителя и всей компании, означают, что без определенного опыта не обойтись.
К стандартным требованиям, предъявляемым кандидатам на позицию референта директора, относятся владение деловым этикетом и иностранными языками (чаще всего – английским). Необходимо хотя бы на базовом уровне освоить основы делопроизводства и архивного дела, разбираться в современном законодательстве. Получить эту работу невозможно без грамотной устной и письменной речи, а также навыков уверенного использования компьютера и офисной техники.
Личностные качества, которые требуются от секретаря-референта, включают коммуникабельность, доброжелательность и вежливость в общении, способность находить общий язык с людьми, дипломатичность, оперативность и быстрота принятия решений, стрессоустойчивость и исполнительность.
Карьера
На первый взгляд может показаться, что карьерные перспективы у помощника руководителя ограничены. Однако карьера референта напрямую зависит от размера компании, в которой он работает. Очевидно, что сделать карьеру в малом бизнесе будет непросто. Тем не менее, в крупных фирмах или корпорациях референты могут рассчитывать на внутренние переводы в другие отделы. Если референт работает в команде ассистентов, может возникнуть возможность возглавить группу и координировать их действия. В любом случае, опыт, полученный в роли референта, может быть полезен в других направлениях, например, при открытии собственного бизнеса и его успешном ведении.
Нередко оклад становится значимым фактором при выборе профессии. Разберемся, сколько зарабатывает референт директора.
В столицах, таких как Москва и Санкт-Петербург, стартовая зарплата для начинающих референтов составляет от 20 000 до 30 000 рублей, а с опытом работы можно рассчитывать на доход от 40 000 до 50 000 рублей. В крупных областных центрах оклады референтов обычно не превышают 20 000 рублей. Исходя из этого можно сделать вывод, что зарплата референта руководителя, как правило, аналогична зарплате обычного офисного сотрудника, если не считать дополнительные премии, которые могут устанавливаться работодателями индивидуально.
