Профессия личный ассистент руководителя

Персональный ассистент всегда привязан к определенной личности — руководителю. Он выполняет не только те функции, которые связаны с обычными должностными обязанностями (обработка документов, работа с посетителями, планирование расписания шефа и т.д.), но и важные личные поручения, которые могут касаться жизни руководителя вне работы.

Виртуальный ассистент: для чего нужен, что умеет и как его создать?

Виртуальный помощник представляет собой программу, приложение или сервис, обладающий некоторыми человеческими функциями. Это достаточно общее определение. Однако в узком смысле, виртуальный ассистент всегда нацелен на решение определённых задач. Например, он может выступать в роли личного секретаря, контролировать умный дом или автоматизировать бизнес-процессы. Мы сосредотачиваемся именно на последнем варианте. Обсудим, как виртуальный голосовой помощник может быть полезен для бизнеса, что он способен делать и как его разработать.

Искусственный интеллект уже прочно вошел в нашу повседневную жизнь. В каждом мобильном телефоне есть умный голосовой помощник, который умеет сообщать о погоде, подсказать местоположение ближайшего банкомата, вызвать такси или даже забронировать билеты в кино. Но это лишь один из вариантов виртуального ассистента, наиболее известный и привычный для пользователей. На самом деле, таких решений существует значительно больше.

Итак, что же такое виртуальный помощник? В широком смысле этого слова, это сервис (программа, мобильное приложение), который способен выполнять определенные действия в ответ на запросы, введенные пользователем, а также на основе собранных данных из интернета. Другими словами, искусственный интеллект освобождает человека от необходимости выполнять некоторые рутинные операции — как правило, такие, которые по силам роботам.

На заметку
Виртуальные ассистенты находят применение во множестве сфер жизни. Например, голосовые помощники внедряются в автомобили, что позволяет водителю управлять различными функциями машины (открываю двери, заводя двигатель, проверяя уровень топлива и т.д.) без необходимости отвлекаться от дороги. Роботы также могут управлять устройствами умного дома, и их используют в гостиницах, чтобы гости могли легко заказывать услуги, давая простые команды.

Виртуальные ассистенты сейчас находятся на пике популярности, и интерес к ним продолжает расти. По данным исследований, этот сегмент рынка увеличивается в среднем на 30% в год. Аналитики Gartner пришли к выводу, что вскоре половина всех запросов в интернете будет осуществляться с помощью голосовых команд.

Востребованность такой технологии объясняется вполне очевидными причинами: темп жизни неуклонно увеличивается, свободного времени становится всё меньше, и, очевидно, что людям становится удобнее делегировать часть задач роботам. Это актуально как для повседневной жизни, так и в значительно большей степени для бизнеса.

Если проанализировать бизнес-процессы любого коммерческого предприятия, становится очевидным, что большая часть работы заключается в рутинных делах. Постоянно повторяющиеся стандартные операции (исходящие звонки, отправка коммерческих предложений и договоров, ответы на однотипные вопросы, заполнение карточек в CRM) отнимают у сотрудников многое драгценное время. Кроме того, подобные процессы требуют регулярного контроля, чтобы удостовериться в их соответствии корпоративным стандартам. Когда рутинные задачи занимают столько времени, для развития бизнеса остается очень немного возможностей.

Как же компаниям повышать свою продуктивность в таких условиях? Не отвергать же типовые операции, ведь они лежат в основе важнейших бизнес-задач. Решением этой проблемы может стать искусственный интеллект. Он готов брать на себя задачи операторов, и сделает это с гораздо большей эффективностью, чем целая смена сотрудников контактного центра.

Что может виртуальный помощник?

Прежде всего, виртуальный помощник способен имитировать реальное общение. Развитие данной функции у цифровых ассистентов варьируется. Одни из них умеют поддерживать лишь элементарные диалоги, воспроизводя заранее записанные сообщения. Другие же могут быть совершенно неотличимы от человека: они понимают смысл сказанного, знают синонимы, отвечают мгновенно, замолкают, если их перебивают, и даже могут использовать слова-паразиты. В результате собеседник иногда даже не осознаёт, что общается с роботом. Является ли это благом или злом — вопрос уже этического характера, однако одно можно сказать точно: для бизнеса такие возможности могут оказаться очень выгодными.

Кроме того, виртуальные помощники (голосовые боты) могут совершать множество действий в рамках заданных сценариев: осуществлять маршрутизацию звонков, отправлять SMS-сообщения, записывать результаты звонков в формате отчета, обрабатывать данные информационных ресурсов компании и фиксировать изменения в них — при условии, что робот интегрирован с соответствующими системами.

С учетом этого функционала очевидно, кому и зачем нужен виртуальный помощник. Эта технология востребована практически в каждой отрасли бизнеса, где осуществляется взаимодействие:

• Интернет-магазины применяют голосовые боты для уведомления клиентов о специальных предложениях и акциях, для регистрации клиентов в программах лояльности, а также для активации базы и стимулирования продаж и оказания помощи в оформлении заказов.
• Виртуальный помощник в клиниках, салонах красоты и других организациях сферы услуг может быстро записать клиента на прием, а также перенести время встречи, что в конечном итоге повышает процент явки клиентов.
• Службы доставки используют цифровых помощников, чтобы информировать клиентов о статусе заказа и согласовывать время его получения.
• Банки, страховые компании, операторы связи и интернет-провайдеры применяют виртуальных помощников для рассказа о новых услугах и тарифах, напоминания о необходимости погашения задолженности, а также для помощи в осуществлении платежей.
• Службы персонала эффективнее подбирают сотрудников и проводят собеседования с помощью роботов.

И это лишь малая часть сфер, в которых применяются виртуальные помощники, а также не все задачи, которые они способны решать. Практически в любой компании цифровой ассистент может исполнять функции службы поддержки: отвечать на часто задаваемые вопросы клиентов, консультировать по простым задачам и передавать обращения операторам. Более того, с его помощью можно проводить опросы и анкетирования — к примеру, для получения мнения целевой аудитории о новом продукте. Виртуальные помощники также играют важную роль во внутрикорпоративных коммуникациях: они помогают решать текущие вопросы сотрудников и ускоряют взаимодействие между различными подразделениями.

Кто такой личный ассистент

Персональный ассистент, личный ассистент, личный помощник и помощник руководителя — это различные названия одной и той же должности, однако большинство из них подразумевает профессионала, который предоставляет комплексную поддержку руководителю, включая различные личные поручения, которые не связаны напрямую с бизнесом.

Основная задача такого специалиста — повысить продуктивность руководителя, уменьшить уровень стресса и обеспечить максимальный комфорт для руководителя, освободив его время для ключевых бизнес-задач.

Обязанности персонального ассистента

Функции персонального ассистента могут существенно варьироваться в зависимости от требований конкретного руководителя и самой организации.

Тем не менее, можно выделить несколько общих обязанностей, которые большинство личных помощников выполняет:

1. Управление календарем и расписанием: ассистенты планируют и координируют график руководителя, записывают на встречи, управляют списками задач и отслеживают сроки выполнения;
2. Организация поездок: личные помощники занимаются бронированием билетов, организуют проживание, готовят документы для поездок и составляют маршруты;
3. Письменные и устные коммуникации: персональные ассистенты фильтруют сообщения на электронной почте, отвечают на телефонные звонки, ведут официальную переписку, включая переписку от имени руководителя;
4. Личные поручения: ассистенты исполняют различные личные поручения для руководителя, такие как бронирование столиков в ресторанах, организация доставки еды, подбор подарков для партнеров и семьи, а также напоминания о встречах;
5. Документооборот: ассистенты занимаются оформлением документов, контролируют движение документов и выполнение поручений руководителя;
6. Прием посетителей: личные ассистенты обеспечивают гостеприимный прием для посетителей приемной руководителя, координируют встречи с гостями, коллегами и партнерами руководителя.

Лучшему пониманию задач, часто поручаемых личным помощникам, способствуют профессиональные сообщества ассистентов. В этих сообществах помощники находят поддержку друг у друга при решении различных вопросов. Ниже приведены некоторые распространенные запросы, которые поручают именно личным помощникам, согласно общению в чате ассистентов на базе бизнес-школы АС:

• организовать бизнес-поездку в Астану на 3 дня, включающую посещение основных достопримечательностей;
• произвести срочную замену заграничного паспорта;
• подобрать подарок ко дню рождения личному водителю руководителя;
• выбрать и организовать работу офиса с новой курьерской службой;
• найти и организовать ремонт пылесоса Dyson.

Плюсы и минусы профессии

• Разнообразие опыта и задач.
• Умеренная и достойная заработная плата, особенно в больших компаниях. Хорошие руководители ценят своих личных помощников и могут предлагать доплаты для повышения их мотивации.
• Возможность работы удаленно из дома (хотя существуют и офисные вакансии).
• Возможность устроиться на работу без опыта или высшего образования.

• Ненормированный рабочий день. Руководитель может обратиться с вопросом в любое время, даже вечером, если возникнет срочная необходимость.
• В небольших компаниях зарплата может быть ниже, чем в крупных. В сфере онлайн-заработка профессии контент-менеджера или копирайтера могут быть более выгодными.
• Работа может быть стрессовой, требуется умение успевать выполнять множество задач и быстро реагировать на новые требования.
• Для получения должности в серьезной компании может понадобиться знание иностранного языка, как правило, английского.

Заработная плата личного ассистента начинается от 25-30 тыс. рублей в месяц в регионах и от 50-60 тыс. рублей в месяц в Москве. На должностях, требующих знания иностранных языков, заработная плата может достигать 70 тыс. рублей. Вообще же, максимальный потолок зарплаты в этой профессии составляет около 100 тыс. рублей — такую сумму может получать личный ассистент руководителя в крупной компании.

На удаленной работе доход зависит от объема выполненных задач. Например, на платформах вроде Кворк можно предложить различные услуги, которые включает в себя работа личного ассистента, такие как набор и оформление документов, поиск информации в интернете и многое другое. Стоимость одной услуги обычно начинается от 500 рублей.

Что нужно знать и уметь?

Личный ассистент должен быть универсальным специалистом, обладающим следующими навыками и знаниями:

• Обладать великолепной грамотностью.
• Знать правила деловой переписки, бизнес-этикет и основы документооборота.
• Уметь работать с основными офисными приложениями, такими как Word, Excel и PowerPoint. Также полезно уметь создавать и обрабатывать PDF-документы.
• Быстро находить информацию в интернете о компании, личности или событиях.
• Уметь пользоваться онлайн-сервисами для бронирования, заказа такси, продуктов и билетов.
• Рекомендуется знание иностранных языков, чаще всего английского или китайского.
• Опыт работы с фотомонтажом, видеомонтажом и созданием материалов в графических редакторах также может быть полезен. Иногда в обязанности личного ассистента могут входить функции SMM-специалиста и контент-менеджера.

Кроме того, важны личные качества, такие как ответственность, внимательность, пунктуальность, наличие эмпатии, тактичность, активность и высокая работоспособность.

Москва словам не верит

Однажды на собеседование к нам пришел маркетолог, который утверждал, что у него “очень богатый опыт”. Он рассказал, что работал и ассистентом, и помощником руководителя, занимался ведением дел и переписки, осуществлял подбор персонала и даже продажи. В результате, мы пригласили его на испытательный срок.

Когда специалист приступил к своим обязанностям, стало совершенно ясно, что все его слова не соответствуют реальности. Задачи выполнялись чрезвычайно медленно, он задавал бесконечные уточняющие вопросы и задерживал рабочие процессы. Проблемы возникли даже во время создания гугл-таблиц, которые приходилось переделывать. Эти случаи поставили под сомнение тот самый “5-летний опыт”, о котором он говорил на собеседовании. Примечательно, что сам по себе большой опыт не всегда является показателем качества. Как бы вам не хвалились на собеседовании, человек всегда проявляет себя на деле, в ходе работы.

Собрать, проверить, повторить

Я не люблю анкеты, потому что многие могут приукрасить свои достижения. Основное, на что стоит обращать внимание в анкетах — это опыт работы. Все остальное часто бывает завуалировано и существенно отпадает от реальности.

Я предлагаю проводить отбор ассистентов в три этапа:

Этап №1. Групповое собеседование. Это позволяет существенно сэкономить время работодателя, давая возможность оценить поведение кандидата в коллективе и навыки самопрезентации. На этом этапе часть кандидатов отсеется. Некоторые могут отказаться от участия, боясь конкуренции (хотя на самом деле её нет). Другие могут опоздать на встречу, что сразу выдаст их непунктуальность. Мы организуем зал ожидания в Zoom и не допускаем опоздавших на встречу. Возможно, это для кого-то покажется строго, но для будущего ассистента опоздания — недопустимы.

На групповом собеседовании я обычно прошу рассказать о себе, объяснить, почему выбрали именно нашу вакансию, и почему именно они должны быть выбраны. Также задаю вопрос о хобби. Последний вопрос часто оказывается решающим: если будущий ассистент говорит, что ничем не занимается, это может свидетельствовать о его пассивности и нежелании развиваться. Кандидаты, которые занимаются спортом, обычно показывают быструю реакцию и активность, в то время как творческие личности способны приносить в команду оригинальные идеи.

Этап №2. Тестовое задание. В этом этапе нужно учитывать два аспекта: смекалку и соблюдение сроков (реагирует ли кандидат на задание оперативно или же практикует отложение дел до последнего момента).

Пример тестового задания для ассистента: Найти 5 мест, где можно распечатать эмблему с нашим изображением на коробке. Просим прислать локации этих организаций и их ценовые категории.

Обычно соискатели создают список в Google-таблице, делают скриншот карты и прикрепляют его. Лучшие кандидаты дополнительные скопируют ссылку, по которой можно перейти к нужной местности. Хорошо, если кандидат также внесет дополнительные данные: контакты, часы работы, возможность сделать заказ по электронной почте или телефону. Кроме того, такое оформление задания помогает нам понять, насколько хорошо человек умеет структурировать информацию и правильно её представлять.

Этап №3. Тестовая неделя. На нее попадают 2-3 человека из тех, кто лучше всего себя проявил на собеседовании и в тестовом задании. Чаще всего эта неделя не оплачивается, так как это период знакомства. По окончании этого этапа мы принимаем решение, кого из кандидатов оставить в штате.

Важно: не забудьте спросить у самого ассистента, хочет ли он продолжать работать с вашей компанией. Кандидат также имеет право выбрать место работы, где он будет готов остаться на долгое время.

ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ

Обсудим, какие факторы могут повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:

1) наличие высшего образования

Согласно профессиональному стандарту, у секретаря-помощника должно быть высшее образование.

2) знание иностранных языков

Знание английского и других языков значительно увеличивает шансы соискателя. Если вы умеете вести переписку на иностранном языке и можете переводить тексты, вы можете рассчитывать на более высокую зарплату. Обычно такой ассистент может accompany руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.

3) опыт работы

В крупных компаниях часто предпочитают ассистентов с опытом работы. Такие требования прописаны в профессиональных стандартах.

Тем не менее, иногда работодатель может рассмотреть кандидатуру и без опыта, если кандидат прошел специальное обучение и показывает потенциал.

4) знание конкретной сферы

Знание специфической области (например, работа в государственном секторе) станет бесспорным плюсом в резюме претендента. Поэтому, например, если руководитель ищет ассистента для фармацевтической компании, он часто предпочтет кандидатуру с таким опытом.

Почему же выбирают центр профессионального развития ПРОФИ-КАРЬЕРА?

Преподаватели — это ведущие специалисты в своих областях, авторы учебников и статей, практикующие эксперты.

Обучение проходит в самом центре Москвы, в престижном историческом здании.

Центр обладает бесcрочной лицензией Департамента Образования г. Москвы.

Мини-группы позволяют получить ответы на Ваши вопросы и обменяться опытом с другими участниками.

Клиенты отмечают вкусные обеды, кофе-паузы и комфортные условия обучения.

Формат обучения: расписание на сайте, дистанционное или корпоративное обучение для ваших сотрудников.

Нам доверяют обучение своих сотрудников

• Расписание открытых курсов
• Дистанционное обучение
• Корпоративное обучение
• Условия участия в курсах
• О центре
• Консультанты и тренеры
• Бесплатные материалы
• Новости
• Скидки и акции

• Делопроизводство и документооборот
• Секретариат и офис-менеджмент
• Архивное дело
• Школа эффективного руководителя
• Управление командой
• Сервис. Работа с клиентами
• Имидж, деловой этикет и протокол
• Безопасность бизнеса
• Управление продажами
• Телефонное общение
• Сервис в медицине
• Управление. Менеджмент
• Soft skills. Личная эффективность
• Бизнес-школа ассистентов руководителя

• Телефон: +7 (495) 150 18 17
• Заявки принимаются ежедневно. Консультации с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00.
• Адрес: 109147, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1
• Почта: email protected

Подписка на рассылку

При отправке заявки вы подтверждаете согласие на обработку своих персональных данных. Мы ценим наших клиентов и никогда не занимаемся рассылкой спама. Ваши данные хранятся только у нас и не передаются третьим лицам.

Лицензия на осуществление образовательной деятельности №037998
от 03 ноября 2016 года (бессрочно)

Вся информация, представленная на сайте, носит исключительно информативный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ст. 437 ГК РФ.

Мы принимаем к оплате.

Оплата в кредит.

Покупай со Сбербанком – это простой, удобный и современный способ приобретения товаров в интернет-магазине. Эта кредитная услуга предоставляется ПАО «Сбербанк» и доступна во всех городах России.

• Для оформления покупки и кредита вам не нужно выходить из дома
• Решение по кредиту принимается всего за несколько минут
• Бесплатное досрочное погашение.

Условия кредитования с сервисом «Покупай со Сбербанком»:

• Возраст от 21 до 65
• Первоначальный взнос 0%
• Сроки кредитования от 3 до 36 месяцев

Оформить образовательные услуги в кредит без переплаты очень просто:

• Заполните заявку на обучение и сообщите о желании воспользоваться кредитом без переплаты с сервисом «Покупай со Сбербанком»
• На указанный вами электронный адрес поступит счет со ссылкой для перехода к оформлению кредита без переплаты
• Подтвердите оформление кредита без переплаты в «Сбербанк Онлайн» (решение будет принято в течение нескольких минут)
• Пользуйтесь покупкой и погашайте ежемесячные платежи по кредиту без переплаты

Внимание! При оплате образовательных услуг в кредит, допуск к участию в образовательных программах осуществляется только после одобрения банком вашей кредитной заявки и поступления денежных средств от банка.

По вопросам, связанным с выдачей кредита, обращаться в ПАО «Сбербанк» на горячую линию:

2) 900 для бесплатных звонков с мобильных телефонов на территории Российской Федерации.