Как всё успевать: совмещать работу, учёбу и активную жизнь

Маркерная доска. Это еще один подход для тех, кто предпочитает вести список дел вручную. Однако, стоит отметить, что возврат к записям предыдущей недели может оказаться невозможным — каждый новый день начинается с чистого листа. Тем не менее, вся информация крупно представлена и всегда на виду. Кроме того, вы можете организовать свое планирование по системе Kanban, которая сначала была разработана для заводов Toyota, чтобы эффективно следить за задачами и их выполнением.

Как оптимизировать свое время, чтобы все успевать: 3 простых шага

Существовать в постоянном режиме нехватки времени — это не только печально, но и крайне вредно для здоровья. Пропустив срок выполнения одной задачи, вы отвлекаетесь на все остальные, и в конечном итоге оказываесь в состоянии, когда ничего не успеваешь. Это приводит к нервозности и, как следствие, к недовольству собой.

Выход из этого замкнутого круга нелегок, однако вполне возможен. В данной статье мы предложим вам три простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Представьте, как вы утром садитесь за компьютер и тратите от 20 до 40 минут на прокрутку чатов, перебор папок и попытки вспомнить, какие задачи нужно выполнить и какая из них является самой важной. После завершения первой задачи все повторяется. Даже если процесс занимает не 20–40, а 5–15 минут, в итоге легко набегает пара часов в день, потерянных впустую. Знакомо?

Чтобы избежать подобной ситуации, необходимо уделять время тщательному и продуманному планированию рабочего дня заранее.

Переход от хаотичного рабочего процесса к структурированному планированию может оказаться непростым. Вот несколько решений, которые могут помочь.

Выбрать систему планирования

Существует большое количество систем планирования, и вряд ли возможно выделить одну единственно верную. Каждому человеку подходит что-то свое — то, что идеально подходит для одних, может не сработать для других. Мы рассмотрим три популярных системы, которые стоит попробовать, а также предоставим дополнительный список для тех, кому не подойдет ни одна из предложенных.

1-3-5. Эта система позволяет запланировать день с учетом расстановки приоритетов так, чтобы вам все удалось сделать и под вечер возникло чувство выполненного долга. Идея заключается в том, что на каждый день вы планируете:

• 1 главную, наиболее серьезную и, вероятно, требующую больше всего времени задачу;
• 3 менее приоритетные задачи;
• 5 мелких задач.

Таким образом, на каждый день вы запланируете 9 различных дел с учетом их сложности и приоритетности — это довольно обширный список. Однако основной трудоемкой задачей будет только одна. Распределяя обязанности таким образом, вы сможете все выполнить и, следовательно, не испытывать угрызений совести из-за того, что снова что-то осталось невыполненным.

Bullet Journal. Это система планирования, основанная на быстром записывании и использовании ключевых символов. Обычно она ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и включает следующие элементы:

• карта ключей. На первой странице записываются символы, которые будут использоваться для обозначения задач, встреч, идей, выполненных дел и т. д.;
• индекс. Это не что иное, как содержание. Здесь записывается, на каких страницах находятся разные записи;
• ежемесячник. В этом разделе фиксируются ключевые дела месяца, которые не отменятся и не изменятся;
• ежедневник. Здесь вы составляете список задач, дел и встреч на каждый день;
• коллекции. В этот раздел входят тематические списки, например книги, которые нужно прочитать, полезные ссылки и т. д.

Благодаря индексу, нумерации страниц и аккуратному заполнению, система Bullet Journal может существенно повысить продуктивность.

Хотя теоретически реализовать такую систему можно и в цифровом формате, скажем, в Trello, можно также комбинировать её с методом 1–3–5.

Матрица Эйзенхауэра. Это метод расставления приоритетов, который помогает сосредоточиться на действительно важных задачах. Чтобы спланировать день по этой системе, задачи необходимо рассортировать на:

Правильное распределение времени

Для успешной учебы и подготовки к аттестациям крайне важно научиться планировать своё время. Тайм-менеджмент является одним из центральных навыков XXI века. Умение правильно распределять время способствует выполнению задач, расстановке приоритетов и достижению целей.

Мы подготовили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете упорядочить все свои дела, добиться успеха и успевать. Это также поможет эффективно бороться с прокрастинацией, которая часто мешает сосредоточиться на важных задачах и начать действовать.

Определите цель

Что вы хотите достичь? Поступить в престижный университет, победить на Всероссийской олимпиаде или стать чемпионкой по танцам? Запишите свою мечту и обдумайте, что необходимо сделать для ее достижения. Если вам сложно сформулировать, что именно нужно, не стесняйтесь обратиться за помощью к взрослым. Это поможет вам выделить главное, чтобы потом распорядиться своим временем более эффективно.

Согласитесь, у нас часто возникает много задач: сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — в голове постоянно происходит поток мыслей. Из-за этого может возникнуть ощущение, что ничего не успеваешь, а учёба захватывает всё время. Однако это чувство обманчиво, так как ваш мозг перегружен. Постоянно размышляя о задачах, мы испытываем страх и, как следствие, откладываем их выполнение. Если это знакомо вам, пришло время научиться планировать свое время.

Чтобы избавиться от этого замкнутого круга, возьмите ежедневник или обычный блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте каждую из них: вместо «позаниматься английским» запишите «читать на английском не менее 30 минут». Согласитесь, такая формулировка звучит уже не так сложно.

После этого определите приоритеты задач: что необходимо сделать в первую очередь, а что можно отложить. Для этого вы можете нарисовать большой квадрат, как в примере, и распределить задачи по подходящим блокам.

Какие правила тайм-менеджмента могут помочь

Найти время и распланировать его на выполнение задач довольно просто, но придерживаться плана в реальной жизни удается не всегда. Наш идеальный пример скорее является теоретической истинной, но он вполне может стать реальностью. Чтобы задачи продолжали попадать в график, а у вас оставалось время на учебу, полезно внедрить принципы тайм-менеджмента.

Дмитрий Ткаченко

Современный мир меняется стремительными темпами, что увеличивает значимость навыков тайм-менеджмента. Ранее, десять лет назад, дополнительное обучение воспринималось как опция и не оказывало значительного влияния на жизнь и карьерные возможности специалистов. Но сегодня освоение новых знаний и развитие компетенций стали неотъемлемой частью жизни и работы.

Однако многим людям не удается обеспечить грамотное планирование своего дня, выделяя время на обучение. Одна из самых частых ошибок — использование только отдельных инструментов тайм-менеджмента. Например, вы можете вести только списки задач или календарь. Либо применять обе стратегии, но при этом не следовать правилам обработки входящей информации.

Хотя отдельные инструменты помогают в решении локальных задач, для эффективного использования своего времени необходимо создать систему тайм-менеджмента. Это включает в себя расстановку приоритетов, планирование задач и времени по сферам жизни, а также организацию рабочего пространства и порядок отдыха.

Теперь, когда вы знаете, сколько времени в день у вас в запасе, вам нужно осознанно выбрать, как правильно его использовать. Мы расскажем о настройках, которые вам в этом помогут, особенно если использовать их в комплексе.

Ставьте цели

Чтобы добиться желаемого результата, нужно четко обозначить цель и установить сроки — это поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах.

Цели можно подразделить на два типа: долгосрочные и краткосрочные. Долгосрочные цели служат своего рода навигацией, по которой вы двигаетесь. Они охватывают крупные временные промежутки: от года до 5, 10 лет и более. Примером таких целей могут служить покупка квартиры, переезд в другую страну или получение высшего образования.

Среди долгосрочных целей есть и такие, которые требуют регулярных действий — без них прогресс может прекратиться. К примеру, это могут быть достижения в спорте, изучение иностранного языка, процесс похудения или улучшение отношений с окружающими людьми.

Краткосрочные цели представляют собой те шаги, которые приближают вас к графику долгосрочных целей. Они должны быть четко определены, с ясными дедлайнами, а их результаты должны легко поддаваться измерению.

Подумайте, к какому результату вы хотите прийти через год или даже несколько лет, и сформулируйте этапы для реализации своей мечты. Например, если вы намерены освоить новую специальность, это будет долгосрочная цель. Разделите ее на несколько краткосрочных: профориентационное тестирование, выбор курса, обучение по модулям, подготовка и защита дипломного проекта. Сформулируйте конкретные задачи и добавьте их в свои ежедневные планы. Например, можно:

Определить несколько курсов, сравнить их и выбрать.

Понять, как проходит обучение, и записаться на курс.

Посетить вводное занятие.

Расставляйте приоритеты

Вам может казаться, что вы можете запланировать многое, но на практике все сделать оказывается невозможным, что заставляет делать выбор. Идеально приоритизировать задачи нужно по их важности и срочности. Понять между ними разницу бывает непросто, и иногда мы совершенно безрезультатно тратим время, отдаляясь от своих целей.

Какие инструменты могут пригодиться

Существует множество инструментов и сервисов, которые помогут организовать время, автоматизировать рутинные задачи и облегчить жизнь. Начать можно с этих популярных опций ↓

Онлайн-календари

Они удобны для планирования как рабочих процессов, так и активностей в других сферах. В календарях вы можете записать задачи на день, месяц, год и, при необходимости, для каждой установить уведомление.

Google Календарь — многим знакомый сервис, который можно использовать и на смартфоне:

TimeTree позволяет создавать совместные календари — их могут вести несколько пользователей одновременно. Также события в нем можно комментировать:

Сервисы по созданию заметок

Являются отличной альтернативой бумажным блокнотам. Кроме текста, в них можно добавлять изображения, аудиофайлы, документы, а также копировать веб-страницы и делать в них записи. Самый простой из них — Google Keep.

Evernote предоставляет больше возможностей: здесь можно распределять задачи внутри заметок, задавать сроки и напоминания, а также быстро находить нужную информацию:

Трекеры привычек

Приложения для закрепления новых привычек напоминают о необходимости тренироваться, помогают фиксировать результаты, следить за прогрессом и сохранять мотивацию.

Попробуйте Habit — красочное приложение с понятным интерфейсом:

Сервисы для управления проектами

Одним из самых популярных и простых является Trello. Он организован в виде рабочего пространства с досками, к которым можно прикреплять карточки с задачами:

Доски можно использовать различными способами. Чтобы понять, над какими задачами нужно работать в первую очередь, удобно создать несколько колонок, представляющих разные сферы жизни. Затем выберите колонки, которые требуют улучшения, и опишите, что именно вы хотите изменить в каждом из направлений. После этого создайте колонку «Действия», а в ней — карточки с конкретными шагами: какие действия стоит запланировать на завтра, чтобы приблизиться к своей цели.

Другой вариант использования Trello — приоритизировать задачи по методу Эйзенхауэра или планировать долгосрочные цели на 1, 3, 5, 10 лет.

Pomodoro

Эта техника подразумевает чередование периодов сосредоточенности на задачах и коротких перерывов. Для отслеживания времени удобно использовать специальные программы. Один из самых простых, но одновременно функциональных онлайн-сервисов — Pomodoro Tracker:

Установите дедлайн

Как же женщине успевать всё? Используйте правило двух минут. Согласно этому правилу, мелкие задачи должны быть выполнены за две минуты без откладывания. Например, ответьте на телефонный звонок или письмо, внесите небольшие изменения в проект, наведите порядок на рабочем месте. Если задача занимает больше времени, подойдите к ее выполнению реалистично, учитывая возможные непредвиденные обстоятельства и необходимость отдыха.

Каждый человек решает одну и ту же задачу за разное время. Это зависит от навыков, опыта и сложности процесса. Например, в семейных делах мама может справляться с задачами очень быстро, тогда как дочка может потратить на уборку целый день.

Ешьте слона по кусочкам

Делите большие задачи на более мелкие составляющие. В вашем ежедневном списке могут оказаться задачи, требующие значительного времени и усилий. Сразу разделите их на мелкие шаги, и сложная задача станет гораздо более доступной.

В рамках рабочего или домашнего проекта вам нужно ответить на пять ключевых вопросов: зачем, что, кто, когда и как. Важно понять цель проекта, его составные части, для кого он предназначен, с кем следует поработать, когда он должен быть завершён и какую пользу он принесёт. Четкая формулировка задачи — это уже половина успеха. Определите, кто и какую роль будет исполнять в реализации проекта. Свяжитесь с участниками и распределите задачи. Проконтролируйте выполнение и итоговый результат.

Совет четвёртый: расставляйте приоритеты

Каждый день следует отслеживать, что нужно делать в первую очередь, и выполнять запланированное в порядке важности. Просмотрите свой список задач на день и разделите их на четыре категории: важные и срочные, срочные, менее срочные и менее важные. В первую очередь занимайтесь самыми важными и срочными задачами, затем переходите к срочным, а все остальные выполните в последнюю очередь.

Лучше выполнить меньше задач за день, но сделать их качественно, чем выполнить много, но плохо, или так, что придется переделывать их позже. Если вы будете качественно выполнять запланированные дела, в долгосрочной перспективе это сократит время на их выполнение.

Совет шестой: научитесь не терять времени

Люди нередко бездумно теряют время и не осознают этого. Признаки такой пустой траты времени — это беспокойство и суета, которые могут проявляться в постоянной проверке почты или заходах в социальные сети, частом курении, питье чая, перекусах или частых прогулках в туалет. Обнаружив у себя такие признаки, скажите себе: стоп! Задайте вопрос: что важнее делать прямо сейчас — пить чай или что-то другое? Постарайтесь не бежать от важных задач, даже если вам не хочется их выполнять.

Однако здесь могут быть и скрытые проблемы: возможно, вы избегаете своих задач, потому что что-то вас пугает или вызывает тревогу? Или вы боитесь, что не справитесь с этими задачами? Постарайтесь разобраться и понять, что именно вызывает у вас тревогу и мешает приступить к важным делам. Если вы не можете сами проанализировать причины своего беспокойства, имеет смысл обратиться за поддержкой к психологу.