Что делает секретарь. Что делает секретарь.

Директор должен предоставлять всю информацию, необходимую Регистратору для выполнения своих обязанностей. Это относится и к конфиденциальным данным.

Должностные обязанности секретаря

Должностная инструкция секретаря директора соответствует типу задач, которые выполняют как личные помощники топ-менеджеров, так и офис-менеджеры в рамках своего трудового договора: Ведение журналов регистрации входящих документов, подготовка писем директору, организация встреч и многое другое. Кроме того, эти специалисты являются «лицом» компании. В связи с этим к ним предъявляются особые требования.

Секретарь (офис-менеджер, исполнительный директор, делопроизводитель) — это специалист, который занимается оформлением документов и организует работу директора компании. Он является «правой рукой» управляющего директора и «лицом компании». Он является незаменимым сотрудником, который поддерживает порядок в документации, координирует и организует встречи, ведет деловую переписку.

Деятельность любой компании связана с большим потоком документов. Без офисного работника легко может возникнуть хаос, работа становится парализованной, теряются важные контракты, а компания терпит убытки. В обычных компаниях за поддержание документов в порядке отвечают один или два сотрудника. В крупных компаниях, однако, за эти задачи может отвечать целый отдел (секретариат). В любом случае, обязанности секретариата аналогичны обязанностям секретаря исполнительного органа.

Квалификационные требования

Секретарь — это сотрудник, который общается с людьми от имени компании. Он принимает посетителей, отвечает на телефонные звонки. Поэтому при приеме на работу большое внимание уделяется внешнему виду будущего сотрудника (чистота) и его/ее коммуникативным навыкам. Необходимые квалификации можно найти в Руководстве по должностям руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Министерства труда № 37 от 21.08.1998. Никаких особых требований к работникам этой профессии не предъявляется. Однако компания может соблюдать свои стандарты при условии, что они не являются дискриминационными.

Обязанности

Заполняя этот раздел должностной инструкции, вы должны знать, какие секретарские задачи наиболее важны для конкретной компании, и перечислить как можно больше задач, которые может выполнять сотрудник. Чем подробнее будет список, тем проще будет взаимодействие между работником и работодателем.

При написании описания вакансии необходимо также соблюдать правила русского языка. Неправильно писать «секретарские обязанности». Эта должность называется «секретарь», независимо от пола работника.

Профессия секретаря — это профессия, которая является отличной работой начального уровня в большинстве сфер деятельности. Работа на этой должности позволяет сотруднику узнать все тонкости и нюансы конкретного вида бизнеса и понять специфику взаимодействия сотрудников государственных структур.

Кто такой секретарь?

Профессия секретаря зародилась много веков назад. В истории Древнего Рима упоминается слово «secretarius» — человек, знающий все дела патриция; советник, хранящий все секреты абсолютно конфиденциально. Сюда также входили писцы и летописцы, которые записывали хронологический ход событий и записывали приказы и указы царей.

В русской истории подьячие приобрели значение прежде всего при дворе Петра I, который предъявлял к ним строгие требования. По его мнению, эту должность мог занимать только образованный человек, дворянин благородного происхождения. Екатерина II несколько изменила требования и добавила в список обязанностей секретаря такие качества, как дерзость и находчивость.

В современном употреблении слово «секретарь» обозначает офисного работника с широким кругом обязанностей, направленных в первую очередь на организацию эффективной административно-управленческой деятельности компании. Как правило, секретарь является «правой рукой» босса, лицом компании, знающим все нюансы ее деятельности. Требования сильно варьируются в зависимости от уровня компании или организации и могут меняться в зависимости от потребностей руководителя. Основные задачи включают:

• Просмотр и классификация корреспонденции и почты,
• отвечать на телефонные звонки,
• оснащение офиса предметами, необходимыми для работы,
• общение с посетителями,
• организация встреч и составление расписания встреч для руководителя,
• ведение протоколов на собраниях или совещаниях,
• организация деловых поездок (бронирование гостиниц и билетов) и т.д.

В настоящее время секретари делятся на различные специальности, требующие от соискателей определенных навыков:

• Рецепционист. Эта должность не имеет особых требований и считается наименее престижной. Для этой работы не требуется специальной подготовки. В обязанности часто входит распределение звонков, встречи с клиентами, выполнение поручений и закупка канцелярских и других офисных принадлежностей.
• Рецепционист. Лицо, занимающее не последнюю должность в компании и приравненное к должности офис-менеджера. Для этой должности требуется специальная подготовка. Работа включает в себя обработку различных видов документов, подготовку проектных решений, проверку работы других сотрудников, произнесение речей для руководителя на мероприятиях.
• Помощник руководителя: очень почетная и ответственная должность, которая заключается в организации работы персонала и решении административных и организационных проблем. Этот тип организации требует хорошего знания компании и доверительных отношений с генеральным менеджером.

Помимо вышеупомянутых сортов, существует еще несколько специализаций с особыми требованиями. Например:

Какими личностными качествами должен обладать секретарь?

Поскольку работа секретаря заключается в том, чтобы помогать главному менеджеру выполнять его задачи, хороший секретарь прежде всего ответственен и пунктуален. Внимание, усердие и организованность также важны для того, чтобы избежать недоразумений при подготовке документов и распорядка дня.

Секретарь должен обладать такими качествами, как чистоплотность, пунктуальность, дружелюбие и умение общаться с людьми, поскольку он имеет дело с руководством, клиентами и персоналом.

Сейчас, когда секретарь является лицом компании, приятная внешность — необходимый критерий. Конечно, это не значит, что на эту должность подходит только девушка модельной внешности, здесь важно чувство стиля и вкуса. Секретарями обычно работают женщины. Они считаются более гибкими и стрессоустойчивыми и могут сделать офис более комфортным.

Преимущества профессии секретарь

К наиболее важным преимуществам профессии секретаря относятся

• стабильность,
• приобретение полезных навыков общения,
• новые знакомства,
• работа в комфортабельном офисе,
• возможность совмещать его с учебой или работой.

Это не одна из самых дорогих работ. В большинстве случаев зарплата зависит от региона проживания, квалификации соискателя и размера компании — по статистике, средняя зарплата секретарей колеблется от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший специалист, работающий в крупной компании, может рассчитывать на достойную зарплату, даже по меркам большого города.

Если работник на определенной должности имеет право на выплаты, компенсации и льготы, то звание и уровень квалификации должны соответствовать указанным в стандарте. В противном случае работник лишается пособий, на которые он имеет право.

Особенности профессии

Секретарские должности — это привилегия женщин. Именно женщины хотят видеть менеджеров в качестве своих помощников. Это объясняется способностью женщин проявлять гибкость, предотвращать агрессию начальника и улавливать его настроение и черты характера. Прекрасной половине удается сделать офис компании уютным и произвести впечатление на партнеров.

Однако человек может претендовать на должность заместителя руководителя, устроившись на работу в крупную компанию.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Чтобы работать секретарем, важно, чтобы вы:

• Иметь персональный компьютер на «номинальной основе»,
• иметь культуру общения,
• уметь обращаться к посетителям,
• быть точным и пунктуальным.

Некоторые компании ищут на эту должность человека с хорошим знанием языка.

Личные качества секретаря

Если спросить руководителей различных компаний, какими качествами должен обладать их личный секретарь, ответ, вероятно, будет однозначным:

• Коммуникативные навыки и ответственность,
• точность и организованность,
• Толерантность и стрессоустойчивость.

Также презентабельная внешность, хорошее выражение лица, хорошая память.

Разговор с секретарем должен внушить посетителю уверенность в том, что она поможет ему решить его проблемы.

Карьера

Вокруг профессии секретаря существует множество мифов о трудностях карьерного роста. Отчасти это правда. Но это верно лишь отчасти — все зависит от конкретного человека.

Тот, кто находится в лучшей форме в течение 1-2 лет и уверенно подходит ко многим перспективам, а также тот, кто занимает должность секретаря.

Умные и энергичные люди могут достичь более высокого положения в той же компании, став, например, помощником руководителя, а затем управляющим директором или даже директором.

Где работать секретарю

Секретари требуются:

• различных организаций и компаний,
• суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и в малом бизнесе.

Сколько зарабатывает секретарь

Не существует фиксированной цифры среднемесячной заработной платы секретаря.

Государственная служба платит своим сотрудникам не высокие зарплаты, а около 300 долларов. Но если вы работаете в крупной иностранной компании, вы можете увеличить свой доход до 1000 долларов.

Образование

На работу в качестве исполнительного помощника могут претендовать люди, получившие высшее образование или окончившие специализированную школу подготовки секретарей. Иногда компания, которая вас нанимает, может предоставить обучение.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде выпускников со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и уверенно пользоваться оргтехникой.