Офис-менеджер как настоящий офисный хозяйственник

Если менеджеру действительно удастся проявить себя как незаменимый офисный хозяйственник, то он сможет рассчитывать на повышение заработной платы. Например, это может быть вызвано чрезмерной нагрузкой или несоответствием текущего уровня зарплаты с объемом выполняемой работы.

Что делает офис-менеджер?

20.08.2020

Профессия офис-менеджера пользуется высоким спросом на рынке труда во многих странах, выходящих из состава СНГ. Тем не менее, четкое определение обязанностей и прав данного специалиста зачастую отсутствует. В большинстве компаний офис-менеджеры берут на себя широкий спектр функций, начиная от приготовления кофе для посетителей и заканчивая ведением кадровой документации. В данной статье мы подробнее разберем специфику их работы и основные обязанности.

В чем заключается работа офис-менеджера?

Современные бизнес-структуры требуют наличия специалиста, который будет заниматься решением текущих вопросов, касающихся офисной жизни, а также способствовать созданию комфортного климата на рабочем месте.

Работа офис-менеджера влияет на ряд ключевых аспектов:

1. Состояние и исправность офисного оборудования, а также его регулярное техническое обслуживание;
2. Обеспечение наличия необходимых канцелярских товаров;
3. Порядок работы всего коллектива и дисциплина;
4. Организация корпоративных мероприятий;
5. Ведение документооборота и контроль за ним;

Таким образом, офис-менеджер является связующим звеном между всеми сотрудниками, осуществляющим регуляцию их работы и следящим за состоянием офисного пространства. Какие именно обязанности ожидают офис-менеджера?

Краткое описание

На плечи этого специалиста ложится значительная нагрузка, что делает его неофициальным владельцем офиса, а также помощником и делопроизводителем. В странах СНГ от офис-менеджеров часто не требуют знания иностранных языков, однако в крупных корпорациях и международных компаниях этот специалист может быть обязан выполнять функции переводчика.

Специалист данной профессии легко найдет работы, ведь офис-менеджеры востребованы как в малых, так и в крупных компаниях. Основная задача офиса — обеспечить бесперебойную работу, выполняя множество мелких, но критически важных функций. Обязанности офис-менеджера могут включать:

• Закупка товаров для обеспечения жизнедеятельности (канцелярские товары, бытовая химия, напитки и пр.);
• Контроль за чистотой в офисе;
• Ведение табеля учета рабочего времени;
• Оформление пропусков и подготовка деловых встреч;
• Проверка функционирования техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и прочее);
• Отчет о расходах, связанных с нуждами офиса;
• Административные и хозяйственные функции;
• Прием и регистрация почты, ее распределение;
• Встреча гостей;
• Прием телефонных звонков;
• Организация праздников, закупка подарков и хранение данных о сотрудниках;
• Работа с документами и множеством других обязанностей.

Перечень обязанностей может варьироваться в зависимости от компании и ее уровня. В некоторых случаях можно столкнуться с ситуациями, когда офис-менеджер ограничивается лишь приемом звонков и корреспонденции, а в других он выполняет весь вышеперечисленный спектр задач и дополнительные поручения от непосредственного начальника.

Плюсы и минусы профессии

Преимущества:

Получите полезную профессию, помогающую людям. Курс Эльмиры Давыдовой.

1. Нет проблем с трудоустройством.
2. Работа секретаря идеально подходит студентам и выпускникам, хотящим получить практический опыт и вписать запись в трудовую книжку.
3. Опытные специалисты в данной области могут рассчитывать на высокую заработную плату.
4. Работа не слишком сложная, и при этом достаточно интересная.

Недостатки:

1. Начинающие сотрудники начинают с минимальной заработной платы.
2. Высокий уровень ответственности и множество обязанностей.
3. Руководство и коллеги иногда могут обрести привычку обвинять офис-менеджера в проблемах, возникших в процессе работы.
4. Руководители могут навязывать личные просьбы и задания. Поэтому о помощи не всегда легко.

Тем не менее, офис-менеджер в первую очередь — организатор офисной работы. Эта задача является основополагающей, вокруг которой строится множество других функций, которые можно разделить на пять основных групп:

• Управленческая функция. Разработка организационной структуры, планирование распорядка работы в офисе, руководство персоналом или его частью, контроль их деятельности, создание корпоративной культуры и т.д.

• Административная функция. Предполагает организацию делопроизводства, установление связей между отделами, распределение офиса на различные зоны и так далее.

• Хозяйственная функция. Включает организацию приобретения офисной техники, канцтоваров и других расходных материалов, а также последующий их учет и обслуживание.

• Контрольная функция. Сюда входят организация контроля за выполнением задач, указанным руководством, а также проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей.

• Отчетная функция. Предоставляет подготовку внутренней и внешней отчетности, сбор материалов для отчета о деятельности организации и предоставление документации руководству.

В практике, обязанности офис-менеджера могут накладываться на функции других специалистов, например, кадровиков или бухгалтеров.

Секретарь или офисный менеджер – кто действительно нужен руководителю?

Замечательно, что функциональные обязанности офисного менеджера часто путаются с задачами секретаря, и это происходит не только среди обычных людей, но и среди руководителей. Однако, в отличие от офис-менеджера, секретари лишены власти и занимаются исключительно техническими задачами, основное внимание уделяя организации работы своего непосредственного руководителя.

В то же время многие компании в СНГ размывают разницу между этими ролями, трактуя офис-менеджера как личного помощника руководителя. Этот подход, в своей сути, является ошибочным, поскольку полноценная организация офисной жизни невозможна, если специалист, отвечающий за неё, одновременно занят решением задач своего руководителя.

Должностные обязанности офисного менеджера

Обязанности офис-менеджера

При выборе сотрудника на позицию офис-менеджера, работодатель формулирует его обязанности в должностной инструкции. Чаще всего, согласно этому документу, офис-менеджер должен:

• Разрабатывать организационную структуру;
• Планировать распорядок работы в офисе;
• Руководить частью или всем персоналом;
• Создавать корпоративную культуру;

• Организовывать делопроизводственную работу;
• Вести деловую переписку;
• Участвовать в подготовке деловых встреч и праздников;
• Принимать телефонные звонки и вести их учет;
• Оформлять пропуска и встречать гостей;
• Устанавливать контакт между отделами;
• Делить офис на зоны;
• При необходимости составлять накладные и вести первичный учет;
• Сохранять личные данные сотрудников.

• Приобретать необходимые товары для работы (бытовая химия, продукты, напитки);
• Закупать офисную технику, канцтовары и обеспечивать их сохранность;
• Поддерживать в должном состоянии необходимое оборудование;
• Заключать договоры на обслуживание офисного оборудования;
• Организовывать рабочие места и следить за их чистотой.

• Контролировать выполнение задач сотрудниками;
• Проводить ревизии и инвентаризации;
• Следить за расходами на офисные нужды;
• Вести учет рабочего времени сотрудников;

• Готовить внутренние и внешние отчеты;
• Поставлять необходимую документацию руководству;
• Собирать отчетные данные по всем отделам.

Обязательные функции офис-менеджера зависят от уровня организации, в которой он ищет работу. Например, в некоторых случаях от сотрудников требуется лишь принимать звонки и корреспонденцию, а в других — выполнение полного спектра обязанностей и мелких поручений от начальства, таких как бронирование билетов и гостиниц для командировок.

Какие личные качества понадобятся для этой работы?

Обязанности офис-менеджера

Качественное координирование всех процессов в офисе требует высоких навыков и значительной нагрузки, поэтому офис-менеджеру необходимы следующие качества:

• Ответственность (специалист должен принимать решения и отвечать за четкое и своевременное выполнение разных задач);
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Коммуникабельность (офис-менеджер должен любить взаимодействовать с людьми, всегда быть вежливым и доброжелательным);
• Отличная память (умение запомнить множество задач и реализовать их в установленные сроки);
• Организаторские способности;
• Стрессоустойчивость (иногда придется решать конфликтные ситуации и работать с разными людьми);
• Знание грамматики и готовность к обучению;
• Пунктуальность (невозможно наладить слаженную работу офиса, если на менеджера нельзя полагаться);
• Аккуратность и опрятный внешний вид (например, если необходимо встречать клиентов, то неопрятность или вызывающий макияж недопустимы).

Должностные обязанности

• Управление: планирование работы офиса, руководство всем персоналом, обучение, дисциплина, распределение обязанностей. Управление офис-менеджера влияет на общее настроение и отношение сотрудников к работе. Одной из важнейших обязанностей офис-менеджера является прием клиентов и обслуживание посетителей. Офис-менеджер также отвечает за обеспечение всем необходимым — это включает кофе, печенье, конфеты и другие мелочи.
• Управление хозяйством офиса. Офис-менеджер следит за достаточным запасом расходных и необходимых материалов (бумага, скрепки, ручки, карандаши). Обеспечение бесперебойного функционирования офисной техники — его прямая обязанность. В экстренных случаях — отключение электроэнергии, воды или отопления — первым реагирует не руководитель, а офис-менеджер.
• Регулярные проверки и инвентаризации — контроль за расходами всех материалов. И эта функция также не всегда прописана в обязанностях сверху.
• И самая важная функция — отчетность. Это включает подготовку отчётов о проделанной работе, регулярный сбор информации от подчиненных, а также их систематизацию и архивирование.

• Уравновешенный и спокойный характер.
• Способность находить общий язык с коллегами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Знание иностранного языка.
• Образование в области психологии или экономики.
• Свободное владение офисной техникой.

В плане карьерного роста у офис-менеджера существует возможность расширить свои функции и занять более высокую должность, например, администратора, с возможностью участия в бухгалтерии или транспортном управлении.

Профессиональные навыки

Хороший офис-менеджер уже на первой неделе в новой компании сможет заметить недостатки или недочеты в работе и начнет систему исправления проблем. Это может включать внедрение еженедельной отчетности, чтобы все подчиненные начинали каждую неделю с подачи заявок на необходимые материалы.

Всё, что связано с помощью и решением проблем, должно происходить мгновенно, без ожидания указаний от руководства. Лучше самостоятельно предложить инициативы и рекомендации по реорганизации процессов, а также предложить интересные решения актуальных задач.

Нужно стремиться знакомиться со всеми работниками, что позволит создать атмосферу личной вовлеченности и заинтересованности в успешной работе всей команды. Чтобы действительно эффективно управлять, необходимо разбираться в делах компании. Полное понимание работы офиса позволяет лучше выявлять его нужды и проблемы, а значит, повышает эффективность всего офиса.